کتاب « Access XP 2003  براي کاربر ايراني »

فهرست مطالب

فصل اول 17

پيرامون کتاب 17
به دنياي بانك‌هاي اطلاعاتي ACCESS XP خوش آمديد. 18
قواعد نگارشي کتاب 18
شماره صفحات 19
اشکال شماره گذاري شده 19
بخش‌هاي طبقه بندي شده 19
مثال‌هاي فارسي 20
کليدهاي ميانبر 20
خلاصهاي از فصول کتاب 20
فصل سوم (About Access And DataBase)
فصل چهارم (Tables)
فصل پنجم (Queries)
فصل ششم (Relationship)
فصل هفتم (Forms)
فصل هشتم (Reports)
فصل نهم (Advance Options)
فصل دهم (Sample Projects)
پيوست‌هاي کتاب (Appendix)

فصل دوم 23

مفاهيم اوليه 23
يك بانك اطلاعاتي چيست ؟ 24
اهميت بانک اطلاعاتي ؟ 24
نمونه‌هايي از بانک‌هاي اطلاعاتي 25
بانک اطلاعات کتابخانه 25
بانک اطلاعات فروشگاه 25
بانک اطلاعات سي دي 25
بانک آلبوم عكس 26 دادهي
خام (DATA)
جداول در بانک اطلاعاتي : 27
انواع فيلدها 28

فصل سوم 29

پيرامون برنامه و ساختار بانک اطلاعات 29
اجراي برنامه 30
نوارهاي ابزار برنامه 32
نوار منو (Menu) 32
نوار ابزار Database 33
نوار ابزار Table DataSheet 33
نوار ابزار Form Design 33
نوار ابزار Formating(Form/Report) 33
نوار ابزار Query Design 34
باز کردن بانک اطلاعاتي NorthWind 34
اجزاء پنجره DataBase : 36
بخش موضوعات اصلي 36
ليست موضوعات (Objects) 36
دکمه‌هاي اصلي 37
MS ACCESS XP چگونه کار مي‌کند؟ 37
گام اول : ذخيره بانک اطلاعاتي 38
گام دوم : ذخيره اطلاعات خام در قالب منظم يعني جداول 38
گام سوم : استخراج اطلاعات موردنظر از جداول با استفاده از پرسوجوها(Queries) 39
گام چهارم : ايجاد فرم ها (Forms)‌براي
 ورود و نمايش آسان اطلاعات از جداول 39
گام پنجم : گزارش گيري از اطلاعات (Reports) 40
طراحي صفحات Web بــراي دسترسي به محتواي جداول(Access Date Pages) 40
ماکروها(Macros) چيستند؟ 41
امنيت و حفاظت از بانک اطلاعات 41
راهنماي برنامه Access XP 42
راهنماي نماي طراحي(Design View) 42
پنجره‌هاي راهنما (Wizard) 42
ايجاد راهنما توسط کاربر 43
پيغام‌هاي خطا و هشدار 44
استفاده از راهنماي برنامه ACCESS XP 44
راهنماي سريع برنامه 47

فصل چهارم 49

جداول براي طبقه بندي اطلاعات 49
مقدمه 50
نگاهي به يک جدول نمونه 50
اولين بانک اطلاعاتي 51
ايجاد جدول جديد 51
کليد اوليه ( Primary Key) در جدول چيست؟ 54
کپي برداري , حذف يا تغيير نام جداول 55
ورود اطلاعات به جدول 56
کپي برداري , حذف يا انتقال اطلاعات جدول 57
تنظيمات نمايشي جداول 58
انواع فيلدها و تنظيمات آنها 59
تنظيمات ويژه براي انواع فيلدها 61
اندازه فيلدها (Field Size) 61
قالب (Format) 62
ماسک ورودي (Input Mask) 64
عنوان يا نام مستعار (Caption) 64
مقدار پيشفرض (Defualt Value) 65
قاعده اعتبارسنجي (Validation Rule) 65
متن اعتبارسنجي (Validation Text) 65
ورود اجباري (Required) 66
امکان دريافت طول صفر (Allow Zero Length) 66
فيلد شاخص ( Indexed) 66
Lookup Wizard براي فيلدها 66
تنظيمات ليست Lookup 70
ايجاد جداول با استفاده از راهنما (Wizard) 70
ايجاد جداول با استفاده از ورود اطلاعات 72
وارد کردن جدول از بانک هاي اطلاعاتي
 ديگر (Import Table) 73
برقراري پيوند با جداول در بانک‌هاي ديگر(Link Table) 74
فراخواني فايل هاي متفرقه در قالب جداول 74
طراحي جدول امانت کتاب براي کتابخانه (Rent) 77
طراحي جدول اعضاء کتابخانه(Persons) 78
تحليل اطلاعات جداول 82
جستجو و يافتن اطلاعات(Find) 83
جايگذاري در جداول(Replace) 84
غلطيابي لغوي و دستوري(Spelling and Grammar): 85
چاپ جداول(Print Tables) 85
فيلترگذاري اطلاعات جدول (Filtering) 87
فيلتر انتخابي (Filter By Selection) 88
فيلتر فرمي (Filter By Form) 89
ذخيره فيلتر فرمي به صورت پرس‌و‌جو(ُSave Filters) 90
خواندن فيلترها از پرس وجوها(Load Filters) 90
مرتب سازي اطلاعات جدول(Sonrting) 90
تحليل نمودار ميلهاي جداول(PivotTable) 90
تحليل نمودار گرافيکي جداول (PivotChart) 94

فصل پنجم 97

پرس‌و‌جوها(Queries) 97
مقدمه 98
انواع پرسوجو(Query Types) 98
طراحي پرس‌و‌جو‌ها (Design Queries) 99
ايجاد پرس‌و‌جو با استفاده از راهنما(Wizard) 99
ايجاد پرس و جو با استفاده ازنماي طراحي (Design View) 101
افزودن عملگر * به شبکه طراحي 102
اعمال شروط و معيارها در پرسوجو(Criteria) 103
کنترل دامنه مقادير با استفاده از عملگرها( = , > , < , Or , And و ...) 104
عملگر Like براي
 عبارات مشابه 105
تلفيق شروط و معيارها در فيلدها 105
پرس‌و‌جوهاي اختصاري(آماري) ( Summary Query) 106
پرس‌و‌جوهاي جدولضربي(CrossTab) 109
پرس‌و‌جوهاي پارامتري(Parameters Query) 111
پرس‌و‌جوهاي تلفيقي 113
پرس‌و‌جوهاي دستوري يا عملياتي (Action Query) 113
پرس‌و‌جوي تغييري(Update Query) 114
پرس‌و‌جوي حذفي (Delete Query) 115
پرس‌و‌جوي الحاقي (Append Query) 115
پرس‌و‌جوي جدول جديد(MakeTable Query) 116
 

فصل ششم 117

رابطه‌ها در بانک اطلاعات 117
مقدمه 118
بانک اطلاعاتي تک جدولي يا چند جدولي 118
انواع ارتباط در Access XP 119
ارتباط يک به يک (One to One) 119
ارتباط يک به چند(One To Many) 120
ارتباط چند به چند(Many To Many) 120
کدام فيلدها بايد نقش رابط را بازي کنند؟ 121
تعيين نوع پيوند 121
نمايش رابطه ها (RelationShips) 121
پيوند جدول List_Book و Rent براي امانت کتاب 122
امانت دادن کتاب به اعضاء 123
جداول تو در تو(SubDataSheet) 125
به روز رساني و حذف رکوردهاي پيوندي 126
پيوند جدول اعضاء کتابخانه (Persons) و جدول امانت کتابها (Rent) 129

فصل هفتم 131

فرم‌ها براي وارد اطلاعات 131
مقدمه 132
انواع فرم‌ها 132
فرم‌هاي ستوني (Columnar) 133
فرم‌هاي جدولي (Tabular) 133
فرم‌هاي جدولي (داده-برگ) (DataSheet) 134
فرم‌هاي PivotTable و PivotChart 134
فرم‌هاي نمودار گرافيکي (Chart) 134
فرم‌هاي دستوري (Commands) 135
ايجاد فرم‌ها (Forms) 136
فرم‌هاي خودکار (Auto Forms) 136
ايجاد فرم با استفاده از راهنما (Wizard) 137
طراحي فرم با استفاده از نماي طراحي (Design View) 139
پنجره نماي طراحي فرم 140
جعبه ابزار (Toolbox ) : 141
برگه انتخاب فيلد (Field List) : 141
پنجره خصوصيات (Peroperties) : 142
تغييرات در ابعاد فرم 142
افزودن فيلدها به نماي طراحي 143
ويرايش موضوعات (Edit Objects) 143
انتخاب موضوعات در نماي طراحي 143
حذف شيء 144
تغيير مکان شيء 144
تراز کردن گروهي موضوعات 144
تغيير ابعاد موضوعات 145
تنظيم ويژگي‌هاي موضوعات فرم از طريق پنجره خصوصيات 145
تنظيمات نمايشي فرم 147
ترتيب جابجايي Tab بين موضوعات 148
کپي برداري از خصوصيات شيء 149
نکاتي پيرامون فارسي کردن فرم‌ها 150
نام مستعار براي شيء ها 150
تغيير خودکار زبان صفحه کليد 150
افزودن شيء ها (Objects) از جعبه ابزار 150
برچسب(Label) : 150
کادر متني (Text Box) : 151
گروه بندي موضوعات(Grouping) 151
دکمه‌هاي راديويي, جعبه کنترلي
 و دکمه‌هاي دودويي 152
ليست آبشاري
 (Combo Box) و ليست معمولي (List Box) 152
افزودن تصاوير به فرم 154
افزودن برگه‌ها به فرم 154
افزودن زيرفرم يا فرم‌هاي داخلي(Sub Form) 155
افزودن دکمه‌هاي دستوري (Command) 158
افزودن صوت , فيلم به فرم‌ها 161
ايجاد فيلدهاي محاسباتي و برنامه نويسي در فرم‌ها 162
فرمول نويسي ( Expression Builder) 162
کدنويسي Visual Basic(Code Builder) 165
نحوه کدنويسي Visual Basic 167
هدايت کاربر توسط برنامه 170
ماکروها (Macros) 171
انواع ماکروها 171
ماکروهاي فردي 172
نماي طراحي ماکرو 172
مثال : ارسال رکوردهاي فيلترگذاري شده به فايل جديد 175
ماکروي انفرادي مشروط 176
ماکروهاي گروهي 178
ماکروهاي گروهي مشروط 178
تعريف کليدهاي ميانبر براي شيء ها 183
تعريف نوار ابزار, منوي ابزار و منوي ميانبر براي شيءهاي فرم 183
طراحي فرم اعضاء کتابخانه 187
صفحات دسترسي Web ( Data Aceess Page) 188
ايجاد خودکار صفحات دسترسي (Auto Page) 188
راهنماي ايجاد صفحات (Page Wizard) 190
نماي طراحي صفحات دسترسي Web 191
استفاده از بانک‌هاي Access در Web 193

نحوه گزارش گيري 195
مقدمه 196
انواع گزارش 196
ايجاد گزارش 197
گزارش خودکار ( Auto Report) 197
ايجاد گزارش با استفاده از راهنما (Wizard) 200
نماي طراحي گزارش (Design View) 202
صفحه طراحي گزارش 203
افزودن فيلدهاي محاسباتي به گزارش 205
نمودارها در گزارشات 206
نمودار داخلي گزارش 207
گزارش نموداري مستقل 209
تنظيمات چاپ 212

تنظيمات پيشرفته 215
مقدمه 216
(9-1) تحليل بانک اطلاعات 216
تحليل جدول (Table Analyzer) : 216
تحليلگر اجرا ( Performance Analyzer) 217
مستندسازي بانک (Documenter) 218(9-2)
زبان فارسي در بانک هاي اطلاعاتي 219
نام گذاري شيءها مثل جداول و... 219
تايپ کردن مقادير, جستجو يا جايگذاري آنها 219
نمايش عناوين فارسي در نمودارها 220
تغيير جهت انگليسي به فارسي 220
درج فيلدهاي تاريخ 220
(9-3) تنظيمات عمومي
 بانک اطلاعات 221
تبديل فرمت 97 به 2000 و XP و بالعکس 221
فشرده سازي و عيبيابي بانک اطلاعات 221
مديريت اجراي بانک اطلاعات 222
امنيت در بانک اطلاعات 226
تعريف کلمه عبور 226
تعيين سطح دسترسي کاربران 228
فايل اطلاعات گروه کاري چيست ؟(WorkGroup Information File) 229
استفاده از بانک اطلاعات رمزگذاري شده 236
اجراي بانکاطلاعات بدون استفاده از فايل ميانبر 237
مديريت کاربران, گروهاي کاري و سطوح دسترسي آنها 237
دقت کنيد 237
تبديل بانک اطلاعات به فايلهاي MDE 238
تنظيمات برنامه Access XP 239
برگههاي پنجره Options 239
مثالهايي از تنظيمات برگههاي پنجره Options 240
برگه Options 240
برگه General 240
برگه Edit/Find 241
برگه International 242
برگه DataSheet 242
برگه Advanced 243
برگه KeyBoard 244
ارتباط Access XP با برنامه هاي ديگر Office 244
فراخواني بانک اطلاعات در برنامه Word XP 244
فراخواني بانک اطلاعات در برنامه Exell XP 246
 

فصل دهم 247

کارگاه عملي 247
مقدمه 248
تعيين دياگرام کاري 248
دياگرام کاري 248
انتخاب هدف 248
طبقهبندي اطلاعات خام و تعيين وابستگي 249
ورود اطلاعات خام 249
طراحي پرس‌و‌جوها 250
فرم‌ها براي ورود و نمايش اطلاعات 250
طراحي گزارش‌ها 251
امنيت بانک اطلاعات 251
بانک اطلاعات شخصي افراد 251
هدف 252
طبقهبندي اطلاعات 252
طراحي جداول 252
جدول Daily (دفتر خاطرات ) : 254
جدول Dtime ( قرارهاي
 ملاقات ) : 255
جدول OrDay ( ثبت وظايف روزانه ) : 255
طراحي پرس‌و‌جوها 256
طراحي فرم دفترچه خاطرات 257
گزارش گيري 259
امنيت بانک اطلاعات 261
بانک اطلاعات آلبوم عکس 261
هدف 261
طبقه بندي و ورود اطلاعات 261
طراحي پرس‌و‌جوها 264
طراحي فرم براي نمايش/ورود عکس‌ها 265
بانک اطلاعات موسيقي و فيلم 268
هدف 268
طراحي فرم Multi_F 270
بانک اطلاعات فروش شرکت 276
تعريف رابطه‌ها 278
طراحي فرم‌هاي Customers , Sell و Digital 278
طراحي پرس‌و‌جو براي فاکتور فروش 281
طراحي گزارش فاکتور فروش 282
بانک اطلاعات نامه‌هاي اداري 283
تعيين سطح دسترسي کاربران 286
بانک اطلاعات سي دي 287
پيوست‌ها 289
پيوست 1 : لغت نامه فارسي
 289
پيوست 2 : نصب Access XP 2003 294
پيوست 3 : کليدهاي
 ميانبر برنامه Microsoft Access XP 298
کليدهاي ميانبر سراسري 298
ليست‌هاي آبشاري (Combo Box) 299
جستجو(Search) و جايگذاري(Replace) 299
کليدهاي ميانبر مورد استفاده در نماي طراحي (Design View) 299
ويرايش کنترلها يا موضوعات در نماي طراحي فرم و گزارش 300
عمليات روي پنجره‌هاي برنامه 300
کار کردن با پنجره‌هاي راهنما ( Wizard) 301
ورود اطلاعات در نماي داده – برگ يا نماي فرم 301

کليدهاي
 متفرقه 301
فهرست منابع 303

سخن مولف

امروزه هر کتاب يا مقاله کامپيوتري را که باز کنيد در مورد اهميت و جايگاه کامپيوتر در زندگي انسانها سخن ميگويد و از مزاياي استفاده از آن در زندگي بشر حرفهاي زيادي براي گفتن دارد.

فناوري اطلاعات نيز در زندگي امروز همراه با علوم کامپيوتر به صورت فزايندهاي در حال گسترش و رشد است. در هر ثانيه يا دقيقهاي که ما در خواب يا فعاليت هستيم اطلاعات در حال توليد و تکثير است و هرگز بخاطر خواب يا غفلت ما از حرکت نميايستد اگر توانستيم از اين اطلاعات براي رسيدن به هدف و مقصودي که براي آن زندگي ميکنيم استفاده کنيم در اين معرکه کلاه خود را برداشتهايم اما اگر غفلت کرديم بيشک بايد منتظر عواقب اين سهلانگاري باشيم.

پيرامون زندگي ما اطلاعات بسيار زيادي در حال ايجاد يا تغيير است اين اطلاعات در عين حال که ممکن است بي معني و نامربوط جلوه کند حاوي واقعيات زندگي ماست پس استفاده از آنها و تجزيه و تحليل آنها ميتواند مسُِير زندگي آينده ما را در رسيدن به هدفمان روشنتر کند. هر فرد با فرد ديگر در جامعه ممکن است طيف خاصي از اطلاعات را توليد کند يا از آن استفاده کند پس قبل از استفاده از آن بايد اطلاعات مربوط به خود را از ساير اطلاعات جدا کند. به اين ترتيب از صرف وقت و هزينه براي پرداختن به اطلاعات نامربوط جلوگيري کرده است. در نگاه اول شايد نتوانيد اطلاعات پيرامون خود را تشخيص داده و طبقه بندي کنيد. شايد به اين دليل به اين نتيجه رسيدهايد که تاکنون زاويه نگاه شما به زندگيتان متفاوت با ديدگاه مورد بحث بوده است؛ ولي جلوي ضرر را از هرکجا که بگيريد منفعت است.
اکنون که تاحدودي به اهميت امر پي برديم بايد از ابزاري مناسب براي طبقهبندي و تجزيه وتحليل اطلاعاتمان استفاده کنيم بهترين ابزاري که ميتواند شما را ياري کند کامپيوتر است. حال بايد از برنامهاي
 مناسب به اين منظور استفاده کنيد برنامهاي که انتخاب ميکنيد بايد در عين حال که کارآمد و قدرتمند است ساده و انعطافپذير نيز باشد همچنين بايد بشکلي باشد که براي عموم افرادي که از کامپيوتر استفاده ميکنند قابل فهم و استفاده باشد. برنامه Microsoft Access XP ميتواند يک گزينه مناسب براي ما و شما باشد. اين برنامه سعي کردهاست مسائل و مشکلات ايجاد و مديريت بانکهاي اطلاعاتي
 را در پشت پرده نگاه دارد و در مقابل آن از پنجره هاي راهنما, ابزار سودمند و رابط کاربر قوي براي ارتباط با کاربر استفاده کند.

شکر و سپاس خداوند را که اين حقير را در نگارش و تاليف اين کتاب ياري کرد و انشاء الله که توانسته باشم قدمي مثبت و سودمند(هرچند ناکافي) براي کاربران عزيز برداشته باشم. پست الکترونيکي
 INFO@IRANROSHD.COM همواره منتظر دريافت نظرات و انتقادات شما پيرامون کتاب است.

در پايان لازم ميدانم از استاد ارجمند جناب آقاي اسدا... مسلميفر و جناب مهندس اسکندر عابديني که با رهنمودهاي ارزندهشان بنده را در نگارش اين اثر راهنمايي کردند کمال سپاسگذاري را داشته باشم و از خداوند بزرگ آرزوي توفيق و سعادت اين دو عزيز را آرزومندم.

عليرضا کريمي

بسمه تعالي

ارزش اطلاعات و نحوه مديريت صحيح آن, براي تمامي پژوهشگران و فرهيختگان, اهميت ويژهاي دارد. طراحي يک بانک اطلاعاتي نرم افزاري استاندارد, ذخيرهسازي و مديريت مناسب اطلاعات آنرا به نحو مطلوبي تامين مينمايد و در پي آن موارد ذيل به راحتي در زماني کوتاه در دسترس محقق قرار خواهد گرفت:

ورود اطلاعات جديداستخراج اطلاعات بصورت طبقهبندي شده و نموداري با معيار موردنظر محققايجاد تعامل با بانکهاي اطلاعاتي ديگر و استفاده از اطلاعات آنها در تحقيقارسال و دريافت(Export,Import) اطلاعات به برنامههاي ديگر.(بدليل استاندارد بودن بانک اطلاعاتي)تامين امنيت از حيث دسترسي و سطح آنبا توجه به موارد فوق, استفاده از بانکهاي اطلاعاتي لوازم ضروري پژوهشگران محسوب ميگردد. در مقطع کنوني, برنامه Access XP بهترين برنامه استاندارد براي هدف مذکور, جهت استفاده مستقيم عموم پژوهشگران ميباشد. لذا برنامه فوق به عنوان بهترين مصداق بانکهاي اطلاعاتي استاندارد ICDL معرفي گرديده است.
کتاب Access XP که جناب آقاي علي رضا کريمي در موضوع برنامه مذکور به رشته تحرير در آورده است , از حيث علمي و بيان گويا, جامعيت و شيوه ارائه مطالب قابل تمجيد و تحسين ميباشد.

جزاه الله خيرالجزاء
اسدالله مسلمي فر

بسمه تعالي

به نظر ميرسد انتشارات داراي سه مرحله تکاملي ميباشد. ترجمه متون, گردآوري و تلخيص و تاليف؛ که کتب علوم کامپيوتري نيز از اين قاعده مستثني نميباشد و آنچه که در زمينه انتشار کتب در زمينه علوم کامپيوتر در کشور مشاهده ميشود ترجمه آثار ميباشد که از دلايل اين امر سرعت بيشتر در رسيدن به نتيجه, با در نظر گرفتن رقابت شديد در امر نشر کتب کامپيوتري و همچنين وجود منابع ارزشمند خارجي ميباشد. بايد اين نکته را در نظر داشت که در انتشار آثار مختلف نيازهاي خاص کشور نيز در نظر گرفته شود و همين نياز نيز در برآوردن مطالبي در زمينه غنيسازي علوم کامپيوتر در کشور حس ميشود. در اين راستا به نظر ميرسد اگر مترجمين کشورمان پس از ترجمه کتاب بخشي را نيز به مطرح کردن مسائل مربوط به کاربران ايراني اختصاص دهند قدم موثري در جهت رفع اين معضل برداشته خواهد شد که البته يکي از بهترين منابع براي اين مباحث تجربيات افراد ميباشد که در زمينه مورد بحث فعاليت کردهاند.

اسکندر عابديني